Bürokratie und Dokumentationsaufwand im Gesundheitswesen

Wie der Dokumentationsaufwand Pflegekräfte und Ärzt:innen belastet – und was sich ändern muss

„Ich wollte mit Menschen arbeiten – nicht mit Formularen.“ Diesen Satz hört man in deutschen Krankenhäusern und Pflegeeinrichtungen immer öfter. Und er bringt ein wachsendes Problem auf den Punkt: Überbordende Bürokratie nimmt Fachkräften im Gesundheitswesen zunehmend den Raum für das, worauf es eigentlich ankommt – die Versorgung von Patient:innen.

Viele Stunden für wenig Wirkung?

Der Pflege-Report 2025 des Deutschen Krankenhausinstituts (DKI) und des Deutschen Pflegerats (DPR) zeigt deutlich:

• Pflegekräfte verbringen bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit Dokumentation, Formularen und Verwaltung.

• Ärzt:innen beklagen einen ähnlichen Aufwand – oft in nicht digitalisierten oder redundanten Strukturen.

• Besonders dramatisch: In der Pflegeplanung, Qualitätssicherung oder Leistungsabrechnung wächst der administrative Druck – ohne, dass sich die Versorgungsqualität zwingend verbessert.

Das Ergebnis? Frust, Zeitmangel, ineffiziente Prozesse – und im schlimmsten Fall: Fachkräfte, die das System ganz verlassen.

Was blockiert die Versorgung?

Die Ursachen sind vielschichtig, aber häufig genannte Punkte sind:

1. Nicht digitalisierte Prozesse

Ob Medikamentenverordnung, Pflegebericht oder Schichtprotokoll – vieles läuft noch auf Papier. Auch bei digitaler Erfassung fehlt oft die Integration in bestehende Systeme.

2. Redundante und unklare Anforderungen

Pflegekräfte und Ärzt:innen müssen denselben Sachverhalt mehrfach dokumentieren – für unterschiedliche Träger, Qualitätsprüfungen oder Abrechnungssysteme.

3. Regelungsdichte und Überkontrolle

Statt Vertrauen in Fachlichkeit überwiegt oft ein Misstrauens-Paradigma: „Was nicht dokumentiert ist, gilt als nicht gemacht.“ Das erzeugt mehr Aufwand als Nutzen.

Quelle: Pflege-Report 2025, Deutscher Pflegerat / DKI

Stimmen aus der Praxis

„Ich verbringe teilweise mehr Zeit mit dem Laptop als mit meinen Patient:innen.“– Pflegefachkraft, stationäre Einrichtung

„Digitalisierung heißt für uns aktuell: doppelt dokumentieren – einmal am PC, einmal fürs Amt.“– Stationsarzt, kommunales Krankenhaus

Diese Rückmeldungen aus dem Report verdeutlichen: Bürokratie in der Pflege ist längst kein Randthema mehr – sondern eine Systemfrage, die über Versorgungsqualität, Mitarbeiterbindung und Gesundheit der Pflegenden mitentscheidet.

Was jetzt geschehen muss

1. Digitale Entlastung statt Belastung

• Einführung von interoperablen Systemen, die Pflege- und Patientendaten intelligent vernetzen.

• Förderung von Sprach- oder Scan-Erkennungssystemen, um die Eingabe zu vereinfachen.

• Ausbau der elektronischen Patientenakte (ePA) auch für Pflegeeinrichtungen.

  
  

2. Dokumentation mit Augenmaß

• Fokus auf relevante Inhalte, nicht auf umfassende Rechenschaft.

• Standardisierte Pflegeplanung, die qualitativ genügt, aber nicht überreguliert.

  
  

3. Einbindung der Fachkräfte in Reformprozesse

• Pflegekräfte und Ärzt:innen müssen bei der Gestaltung neuer Systeme mitentscheiden.

• Bürokratieabbau darf nicht von außen verordnet, sondern muss aus dem Alltag heraus gestaltet werden.

  
  

Pflege braucht Raum, nicht nur Regeln

Bürokratie ist wichtig – aber sie darf nicht zur Hauptbeschäftigung werden. Der Pflege-Report 2025 macht deutlich: Wenn wir eine menschliche, wirksame und zukunftsfähige Versorgung wollen, müssen wir Bürokratie neu denken. Weniger Kontrolle – mehr Vertrauen. Weniger Aufwand – mehr Wirkung. Und vor allem: Mehr Zeit für Menschen.

Du arbeitest in der Pflege oder im Gesundheitswesen? Welche Erfahrungen machst du mit Dokumentationsaufwand? Schreib uns in den Kommentaren oder teile diesen Beitrag mit deinem Team.

Weiterlesen lohnt sich:

Zum Pflege-Report 2025 des DKI und DPR →